¿EXPORTANDO A LOS ESTADOS UNIDOS?

INCUMPLIMIENTOS REGULATORIOS Y ERRORES COMERCIALES COMUNES QUE DEBEN EVITARSE

La exportación de alimentos a mercados internacionales puede ser un proceso sencillo si se definen claramente las condiciones de la transacción y se conocen y cumplen las leyes correspondientes en los mercados de destino.  DAVID LENNARZ hace una serie de recomendaciones relacionadas a fin de evitar los incumplimientos regulatorios que normalmente causan detenciones por parte del FDA en los Estados Unidos, así como errores comunes en cuestiones contractuales con los clientes.

Los fabricantes de productos alimenticios que exportan sus productos a los Estados Unidos enfrentan muchos retos.  Aunque el mercado estadounidense representa miles y hasta millones de clientes potenciales, el incursionar y mantenerse en el mismo requiere planificación, tiempo, conocimiento y dinero.  Una vez que se encuentra un cliente, la industria debe evitar los errores más comunes que se dan en las áreas de comercialización y por incumplimientos regulatorios, algunos de los cuales se discuten a continuación.

Esté claro en cuanto a los términos de la Venta

Muy a menudo, los exportadores de primera vez, en su entusiasmo de haber encontrado un “excelente nuevo cliente”, se ven un tanto forzados a vender el producto en una cuenta abierta, sin garantías reales de pago.  Hasta que no se tenga un récord sustancial de pagos consistentes por parte del cliente, la regla general debe ser, bajo condiciones de cuenta abierta, vender sólo las cantidades que se estén dispuestas a perder. Es muy fácil caer en la trampa de hacer varios envíos en cuenta abierta antes de que hayan sido canceladas las facturas previas por lo que, si se decide trabajar bajo esta condición, es importantísimo establecer un límite de crédito y respetarlo.

La manera más segura, aunque más cara y complicada, es vender los productos bajo términos establecidos en una Carta de Crédito o bajo el esquema de Pago Contra documentos.  Una Carta de Crédito es un instrumento bancario por el cual el comprador es requerido a depositar previamente la suma de la operación en una cuenta bancaria, asegurando el pago de los bienes. Cuando los términos de la Carta de Crédito se han cumplido, el banco automáticamente paga al vendedor o exportador y el comprador obtiene la posesión del producto.  Se debe tener cuidado al incluir cláusulas como “Pago después de paso del FDA” o “Pago después de Análisis de Laboratorio”, debido a que el exportador no tiene forma de verificar la existencia o el tiempo de ocurrencia de esas condiciones, ni puede controlar los resultados de las mismas.

El esquema de Pago Contra Documentos es más fácil y más económico, pero no garantiza que el comprador tiene los fondos necesarios para pagar los productos.  Bajo estos términos, los documentos de embarque que transfieren el título de propiedad de los bienes son enviados por el vendedor o exportador al banco del comprador, y cuando el comprador ordena al banco hacer el pago correspondiente, el título le es transferido, con lo que puede tomar posesión de los productos.

Firme un Contrato

Tan importante como establecer un límite de crédito o términos de pago a través de una Carta de Crédito o un Pago contra Documentos, es asegurar que el cliente en los Estados Unidos (u otro país) firme un Contrato o Acuerdo de Venta, o una Orden de Compra. Ambos esquemas son comunes en los Estados Unidos.  El exportador no debe confiar en reuniones, comunicaciones telefónicas, correos o faxes como base que documente el compromiso de la venta final.  En cualquier caso deben especificarse todos los detalles en un documento escrito, firmado por ambas partes. Este documento debe indicar, como mínimo, lo siguiente:

• Especificaciones del Producto: Marca, tipo, empaque, características físico químicas, microbiológicas, empaque, etc.
• Cantidad: Cantidad Total, tamaño o unidades por empaque individual, total por empaque secundario, etc.
• Términos del Envío: CIF, C&F, FOB, fecha del envío, medio de transporte, etc.
• Precio unitario y Valor Total de la Orden: Especificar la moneda de la transacción.
• Términos de Pago: Carta de Crédito, Pago contra Documentos, Cuenta Abierta (7, 15, 30 días?), etc.
• Cláusula de Incumplimiento de Contrato: Definir las leyes de qué país aplican

Errores Regulatorios Comunes

1. Etiquetado. Aproximadamente el 22% de todas las detenciones del FDA en productos alimenticios de exportación se debe a errores de etiquetado.  Situaciones típicas incluyen formato inadecuado en el Panel de Información Nutricional, falta de información en inglés en la etiqueta y errores en el tamaño de los textos.  Muchos fabricantes de alimentos comenten estos errores debido a que copian la etiqueta de otra marca o compañía para un producto similar, con el agravante de que muchas veces esa etiqueta tiene también errores.  Usted no debe confiar en la competencia de su competencia.

Otros errores ocurren porque las leyes de etiquetado de los Estados Unidos cambian de vez en cuando.  Por ejemplo, a partir del 1 de Enero del año 2006, el contenido de ácidos grasos trans y de alergenos deben identificarse en el Panel Informativo de todos los productos alimenticios empacados para venta en mercados detallistas en los Estados Unidos.

a) Acidos Trans. La nueva ley requiere una línea adicional en el Panel de Información Nutricional, identificando la cantidad de ácidos grasos trans en el producto.  Esta regulación final constituye el primer cambio significativo en este panel desde 1993.  La nueva regulación requiere que los fabricantes de alimentos convencionales y de algunos suplementos nutricionales listen las Grasas Trans en una línea separada en el Panel Nutricional, inmediatamente por debajo de la Grasa Saturada en la etiqueta nutricional.  Sin embargo, las Grasas Trans no tienen que listarse si la grasa total en el alimento es menor de 0.5 por porción y si no se están haciendo reclamos relacionados con el contenido de grasa, ácidos grasos o colesterol.  En estos casos debe incluirse una nota al pie del cuadro, indicando que el alimento “no es una fuente significativa de grasas trans”. Los fabricantes de suplementos nutricionales deben también listar las Grasas Trans en el Panel de Información del Suplemento cuando el producto tenga cantidades reportables (0.5 g) de dichas grasas. Aunque el Panel de Información Nutricional actualizado va a listar ahora la cantidad de Grasas Trans presentes en un producto, no se requiere incluir un porcentaje de valor diario (%DV) debido a que dicho valor no ha sido establecido.

La definición química de la regulación del FDA para Acidos Grasos Trans es “todo ácido graso insaturado que contiene uno o más enlaces aislados (v.g. no conjugados) en una configuración trans”.  Bajo esta definición, el ácido linoleico conjugado es excluido.

b) Alergenos. Iniciando también el 1 de Enero del 2006, todos aquellos productos alimenticios que contengan un agente alergeno mayor, deben identificar en la etiqueta del producto el alimento fuente del cual dicho alergeno se deriva, inmediatamente después o adyacente a la lista de ingredientes en la etiqueta. El formato adecuado para hacer esta identificación es como sigue, impreso en un tipo de letra no más pequeño que el usado en la lista de ingredientes: la palabra “Contiene” seguida del nombre del alimento fuente del cual el alergeno se deriva.  El alimento fuente se refiere a uno de los ocho grupos de alimentos que se reconocen como la fuente del 90% de las alergias alimenticias y considerados como los alergenos mayores: leche, huevos, pescado, crustáceos, nueces de árbol, manís, trigo y soya.  La nueva regulación no aplica a productos agrícolas crudos.

2. Registros de Establecimientos y Procesos de Enlatado (FCE/SID).  Muchas detenciones por parte del FDA en los puertos de entrada a los Estados Unidos ocurren también porque las compañías procesadoras no cuentan con una inscripción o registro de Establecimiento de Enlatado de Alimentos (FCE, por sus siglas en inglés), y/o con un “Registro de Proceso” (SID) para sus productos acidificados o de baja acidez.  Aunque el logro de estos registros o “aprobaciones” puede tomar varios meses, son un requerimiento para asegurar cumplimiento con la regulación correspondiente.

¿Qué hacer si sus productos son detenidos por la FDA?

Si los productos alimenticios exportados por una compañía procesadora o exportadora son detenidos por la FDA, la compañía va a ser normalmente notificada por su cliente en los Estados Unidos.  La FDA únicamente notificará al importador en los Estados Unidos y al “broker” o agente aduanal en los Estados Unidos que envió los documentos de ingreso para el embarque.  La FDA emitirá la llamada “Nota de Acción de FDA”, la cual provee importante información sobre la razón por la que los productos fueron detenidos, e información para ayudar a la compañía o a un profesional a liberarlos. La Nota da normalmente una fecha límite para que el importador en los Estados Unidos responda a la violación.  En cualquier caso, el fabricante o exportador debe estar en la mejor disposición para formular una estrategia en colaboración con el cliente en los Estados Unidos.

Dependiendo de la violación, la estrategia puede incluir la solicitud al FDA para reetiquetar el producto, o en caso de un incumplimiento de FCE/SID, solicitar una extensión del tiempo límite para intentar resolver la situación.  Desafortunadamente, en muchos casos, el importador en los Estados Unidos no tendrá otra opción más que reexportar el producto o destruirlo.

¿Qué es “Detención Automática”?

Un fabricante extranjero, un producto, un embarcador o transportista puede caer en detención automática si la FDA determina que el producto parece haber sido elaborado, procesado, empacado o transportado bajo condiciones insanitarias; si la venta del producto ha sido prohibida o restringida en el país donde fue producido o desde el cual fue exportado; o si ha sido adulterado, mal etiquetado o mal identificado.

¿Cómo salir de la lista de “Detención Automática”?

Ser colocado en la lista de Detención Automática es caer en una situación seria y delicada,  la cual no necesariamente tiene una solución fácil. La decisión de FDA para remover al producto, fabricante, empacador, transportista, exportador, importador o país de la detención automática está basada en evidencia, estableciendo que las condiciones que originaron la violación han sido resueltas y que la Agencia tiene la confianza de que embarques futuros cumplirán con la regulaciones correspondientes.

Parte del proceso para ser removido de la lista de detención automática es enviar un mínimo de cinco embarques comerciales consecutivos sin violaciones de ningún tipo a partir de lo cual  FDA considerará que la aparición de la violación ha sido superada, y que es apropiada la remoción de la compañía o producto de dicha lista.  De los cinco envíos no violatorios, por lo menos es auditado por FDA para asegurar la validez de los análisis y los resultados.  Los embarques deben ser representativos de envíos comerciales de rutina y no deben ser divididos o separados de forma que se presenten esencialmente con el propósito de lograr la remoción del listado de detención automática.

Adicionalmente, debe enviarse a FDA una petición escrita incluyendo documentación relacionada con registros de análisis de un laboratorio privado, del gobierno del país de origen o del laboratorio del FDA que analizó el producto, así como documentación de la liberación subsiguiente del embarque por parte del FDA.  Algún otro documento puede ser requerido para verificar que la condición violatoria ya no existe, por ejemplo información sobre la formulación del producto, revisiones de etiquetado, cambios en el uso del producto o de otros aditivos químicos, etc.

Comentarios Finales

Los productos alimenticios provenientes de Centro América compiten en los Estados Unidos con productos de muchos otros orígenes.  Existen muchas maneras para que los procesadores o exportadores obtengan ventajas competitivas, incluyendo precio o particularidades del producto. Sin embargo, un área que los fabricantes no deben descuidar es la relativa a los errores o incumplimientos que la experiencia indica son los más comunes en aspectos de venta y regulaciones. Eliminando estos errores comunes, los fabricantes y exportadores de productos alimenticios pueden competir exitosamente contra sus más formidables competidores.

David Lennarz es Vicepresidente y Consultor Senior, FDA Registrar Corp. Virginia, EEUU. Email: guatemala@fdaregistrar.com, www.fdaregistrar.com